各部门、各直属机构、各企业、各学校：

为了认真贯彻落实《国家通用语言文字法》，切实加强城市语言文字工作，科学、详实地做好高新区各单位、各部门语言文字工作评估档案资料规范化建设工作，确保全市顺利通过国家城市语言文字工作评估，现将档案资料工作有关问题通知如下：

一、迎评档案资料的内容

迎评档案资料指各部门、各行业、各单位在迎评过程中形成的、应当归档保存的文字、图表、声像资料（包括磁盘、光盘）等形式与载体的文件材料，并按照规范要求进行收集、整理，为迎评验收工作提供佐证的材料。

二、迎评档案资料建设的原则

（一）客观性原则

迎评档案资料是语言文字评估工作过程的客观记载和真实反映，是我区语言文字工作验收量化评估的重要依据。迎评档案资料应真实可信，客观反映本部门、本行业、本单位语言文字工作情况。

（二）规范化原则

迎评档案资料的收集、整理依据为《陕西省二类城市语言文字工作评估标准（试行）》及《实施细则》，各部门、各行业、各单位要严格按照各类评估指标及要素、实施要求及评分标准要求，科学、规范进行档案收集整理。

三、迎评档案资料建设的要求

（一）高度重视档案资料建设

各行业、各部门、各单位要高度重视迎评档案资料的收集整理工作，要落实专人负责，明确工作任务，用文字、图片、音像等资料真实、客观、准确、全面记载、反映语言文字工作，确保档案建设管理工作规范化、科学化。

（二）迎评档案资料的分类

采用问题分类法进行分类。迎评档案资料按载体分文字资料和声像资料两大类。文字档案资料分三大类，分别是综合管理类、普及普通话类、社会用字管理类。

（三）迎评档案资料的整理方法

迎评档案资料的整理参照文书档案的整理方法。以“件”为单位进行归类、装订，同一事由的多份文件也可装订为一套，在每份（套）文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写类别、件号。件号是按照类别编制的流水件号，每一个类别从1开始编制流水件号。文件按件号先后顺序装入档案盒（无酸纸文书档案盒），并编制文件目录。装盒时不同类别的文件不能混装在同一盒中，同一类别的不同问题也要分开装盒。档案盒的封面在盒面上方的双横线上填写本单位全称。盒脊只填写机构（或问题）即类名、室编起至件号盒号。照片可冲洗后用照片档案夹装，也可以用打印机打印后，归入相关的文字档案资料。每张照片都要附文字说明，文字说明包括时间、地点、主要人物、事由、拍摄者。光盘、磁盘、录音带等音像资料同样需要填写文字说明。

目录示例： 

归 档 文 件 目 录

件号	责任者	文号	题名	日期	页数	备注
1	安康市语委办	安语办发[2012]1号	安康市语言文字委员会办公室关于印发《安康市迎接国家二类城市语言文字工作评估实施方案》的通知	20120509	10

（五）迎评档案资料报送要求

各行业、各部门、各单位要按照高新区管委会下发的《安康高新区迎接国家二类城市语言文字工作评估实施方案》、下达的目标任务和承担的各单项工作任务，按照缺什么补什么、分级管理、分级存档的原则，做好迎评档案资料规范化收集整理，并按要求向高新区语委办报送相关资料，其余档案资料按管理权限留存本单位备查。

四、有关公文、材料用字及格式易错的问题

（一）文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等用逗号。

2.“一、”、“二、”、“三、”等用顿号。

3.“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”等使用齐线墨点（实心小圆点）。

4.（1）（2）（3）等序号如加括号，不再加标点符号。

（二）年份中“零”的正确使用

1.年份如用中文形式表示，中间有“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）。

如：“二○一二年六月”  （规范）

2.年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示。

如：“2012年6月”  （规范）

（三）公文文号的正确使用

（四）印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔 〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ] ”。

如：安语办发〔2012〕1号 （规范）

（四）正确区分连接号和破折号

1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“──”。

如：2012年5月～10月中的“～”（规范）

2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。(选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找)

（五）汉语拼音注音字母的正确使用

1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2.分连写：词内连写，词间分写。

如：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN  

附件：安康高新区城市语言文字工作评估档案资料分类和收集内容参考目录

安康高新区城市语言文字工作评估

档案资料分类和收集内容参考目录

各级党政机关、部门

一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语委或语言文字工作领导小组、职责分工的文件，机构网络图。

2.设立语言文字工作日常办公机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把语言文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）管理措施卷

1.各行业系统形成条块结合的管理格局（主要体现系统主管部门对本系统各单位的广泛指导和要求，主要形式为下发指导性的文件）。

2.制定语言文字工作规划、实施方案，年度工作计划、工作总结。

3.召开语言文字工作会议材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

4.语言文字工作目标任务及其签订的目标责任书。

5.对语言文字工作现状摸底调查表、统计分析。

6.语言文字工作督导检查、考评、考核、督查督办资料。

7.组织干部职工进行政策宣传和业务培训以及参加的相关资料（培训通知、人员名单、培训提纲、学习笔记、照片等）。

8.开展行业系统语言文字应用培训和普通话测试。

（三）法制建设卷

1.贯彻落实国、省语言文字相关法律法规的文件。

2.制定的各项语言文字工作制度。

（四）宣传工作卷

1.各单位要在醒目位置设立3处以上的永久性宣传标语牌（图片与实地查看）。

2.编发宣传简报、工作动态、办公区域张贴宣传标语、宣传画、办语言文字规范化宣传栏、办公室、会议室悬挂或摆放“说普通话、写规范字”的提示标牌等。

3.举办各种宣传语言文字规范化的演讲、诵读活动等。

4.在各大报刊、新闻、媒体上刊播的宣传报道留底材料。

二、普及普通话类

l.明确负责本单位推普工作的分管领导的文件，对机关公务员说普通话有明确要求的文件。

2.本单位就推广普通话订立的各项制度、各机关对普及普通话工作的检查纪要和能体现改进措施的各种材料（如检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

3.各单位每年推普周活动相关资料（活动通知、方案、宣传资料、图片等）。

4.普通话成为党政机关公务用语，能体现普通话成为或基本成为党政机关的会议用语、在媒体和公共场所的讲话用语、其他公务活动的交际用语、机关内部的工作用语的各种材料（以图片音像资料为主）。

5.开展在职公务员专项普通话培训资料（通知、规划或年度计划、培训内容、教材范本、培训名册、师资、记录、统计等）。

6.开展在职公务员普通话水平测试的资料（测试通知、测试名册、等级证书复印件、测试率、合格率等）。

7.将普通话水平达到规定等级作为录用公务员的参考条件（各单位公务员招考文件中有相应规定）。

三、社会用字管理类

1.各机关、单位对机关公务员和公务活动中使用规范汉字有明确要求的文件。

2.负责本机关、单位用字管理工作的分管领导的文件。

3.本机关、单位就推行规范汉字订立的各项制度和用字管理工作检查资料（检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

4.机关、单位内名称牌用字规范（图片与实地查看）。

5.机关、单位公文、印章用字规范（提供近两年的各类公文样本若干和单位各种印章拓印样本一份）。

6.机关、单位标志牌、指示牌、电子屏幕、印刷体的标语（牌）等用字规范（图片与实地查看）。

教  育  系  统

（社区管理局、各级各类学校）

一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语委或语言文字工作领导小组、职责分工的文件。

2.设立语言文字工作日常办公机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把语言文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）管理措施卷

1. 社区管理局、各级各类学校语言文字工作规划、年度工作计划、实施方案、工作总结。

2.召开语言文字工作会议材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

3.组织社区管理局内部干部、各级各类学校教职工进行政策宣传和业务培训以及参加其他培训的相关资料（培训通知、人员名单、培训提纲、学习笔记、照片等）。

（三）法制建设卷

1.贯彻落实国、省语言文字相关法律法规的文件。

2.制定的各项语言文字工作制度。

（四）宣传工作卷

1. 各级各类学校要设立语言文字工作永久性宣传标语牌（图片与实地查看）。

2.在办公区域、学校公共场所张贴宣传标语、宣传画、办语言文字规范化宣传栏、办公室、会议室悬挂或摆放“说普通话、写规范字”的提示标牌等。

3.举办各种宣传语言文字规范化的演讲、诵读活动等。

4.按时编发、上报宣传简报、工作动态，在各大报刊、新闻、媒体上刊播的宣传报道留底材料。

二、普及普通话类

l.社区管理局和各级各类学校将普及普通话纳入教育教学要求以及教育督导、检查、评估时，把普及普通话工作作为一项内容的文件。

2. 社区管理局和各级各类学校明确普及普通话工作分管领导的文件。

3. 社区管理局和各级各类学校有关普及普通话订立的各项要求、制度（含检查要求，可纳入本学校有关制度，学生常规管理、教学管理及教学评优、教职工考核、学生评优等制度）。

4. 社区管理局和各级各类学校对普及普通话工作的检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

5.普通话成为各级各类学校的教学语言和校园语言的映证材料（以图片音像为主，结合现场考察和问卷调查进行评估）。

6.将普通话水平达到规定等级作为教师录用和考核内容的文件（教师录用、教师资格评定、教师职务职称晋升评定相关要求文件）。

7.对教职工普通话培训资料（通知、规划或年度计划、培训内容、教材范本、培训名册、师资、记录、统计等）。

8.适龄教工普通话水平达到陕教基〔2004〕17号文件规定等级［在职教师普通话水平测试登记表（姓名、性别、年龄、所任学科、普通话等级）、达标测试率统计、普通话等级证书原件、复印件等］。

9.师范专业学生的普通话教学、培训、测试的有关材料（要能体现测试达标率，结合现场检查和问卷调查进行评估）。

10.其他学校学生的普通话普及工作的有关材料（普通话水平合格率采取现场考评和问卷调查）。

三、社会用字管理类

l. 社区管理局和各级各类学校将用字规范化纳入教育教学要求以及教育督导、检查、评估时，把普及普通话工作作为一项内容的文件。

2. 社区管理局和各级各类学校明确用字规范化工作分管领导的文件。

3. 社区管理局和各级各类学校有关用字规范化订立的各项要求、制度（含检查要求，可纳入本学校有关制度，学生常规管理、教学管理及教学评优、教职工考核、学生评优等制度）。

4. 社区管理局和各级各类学校对用字规范化工作的检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查表、整改通知、整改记录、检查意见等，重点是对教师板书、作业批改的检查）。

5. 社区管理局和各级各类学校名称牌、标志牌、指示牌、电子屏幕、公文、印章、校（报）刊、讲义、试卷、信封（笺）及其他自办印刷物、宣传栏、板报、海报、告示等用字规范资料（近两年的公文、文字印刷样本若干和单位各种印章拓印样本一份）。

6. 各级各类学校教师板书及批改作业、书写评语以及学生用字规范资料（提供近期的教师教案、学生作业本样本若干，并结合现场检查）。

公共服务行业和公共设施

一、综合管理类

（一）组织机构卷

1.建立语委或语言文字工作领导小组、职责分工的文件。

2.设立语言文字工作日常办公机构及日常办公人员的文件，专兼职人员一览表。

3.把语言文字工作列入单位议事日程的各种文件、会议记录或纪要。

4.工作经费开支情况一览表和经费开支发票复印件。

（二）管理措施卷

1.本系统语言文字工作规划、年度工作计划、实施方案、工作总结。

2.召开语言文字工作会议材料，领导关于语言文字工作的讲话、汇报材料。

3.组织本系统内部干部职工进行政策宣传和业务培训以及参加其他培训的相关资料（培训通知、人员名单、培训提纲、学习笔记、照片等）。

（三）宣传工作卷

1.办公区域张贴宣传标语、宣传画、办语言文字规范化宣传栏、办公室、会议室悬挂或摆放“说普通话、写规范字”的提示标牌等。

2.按时编发、上报宣传简报、工作动态。

3.各大报刊、新闻媒体、网站刊播的语言文字宣传报道文稿的留底材料。

    二、普及普通话类

1.各公共服务主管部门和所属单位将普及普通话纳入行业管理内容，对说普通话有明确要求的文件。

    2.公共服务行业系统对普及普通话工作的检查纪要和能体现改进措施的各种材料（检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

    3.公共服务行业系统在直接面向服务对象的公共服务岗位从业人员，在应使用普通话的场合以普通话为服务用语的各种材料（文字、图片音像等结合现场考核和问卷调查）。

4.解说、导游、话务等特定岗位人员以及各服务行业一线窗口服务人员的普通话培训和水平测试资料（普通话测试名册、合格率、等级证书复印件、参测率、达标率等，以及上述人员参加普通话培训通知、内容提纲、花名册、记录、培训率等）。

    三、社会用字管理类

    1.各公共服务主管部门对本行业社会用字规范化有要求、有领导分管的文件。

2.各公共服务行业系统用字规范化管理的各项规定和制度有关文件。

    3.各公共服务行业系统对汉字规范化使用工作检查资料（重点是对自办出版物的检查：检查表、整改通知、整改记录、检查意见等）。

    4.各公共服务行业系统或语委办对广告、美工等从业人员及医护、营销、文书、办证、计算机操作等与书写有密切关系的窗口服务人员进行汉字规范化知识的培训的材料（培训通知、内容提纲、花名册、记录、培训率）。

    5.名称牌、招牌、地名牌、街巷牌、公共交通站牌、公共设施标志牌、交通指示牌等用字符合规定，其中的汉语拼音、外文部分书写正确（图片与现场查看）。

    6.各公共服务行业广告用字符合规定（图片与现场查看）